In modernen Hotels ist die Kommunikation per Email nach wie vor sehr wichtig. Die Provendis Hotelsoftware unterstützt Sie hierbei durch 2 Versandverfahren: per Outlook oder direkt über die Kommunikation mit Ihrem Mail-Provider.

Wählen Sie den entsprechenden Punkt aus und speichern Sie nach der Einrichtung vor dem Test ab.

Der Punkt "Mails über MS Outlook versenden" ist selbsterklärend. 

Wenn Sie den Mailserver Ihres Providers (Homepage-Anbieter) verwenden wollen, benötigen Sie diverse Daten und Passwörter.
Wir richten nun exemplarisch am Beispiel des Providers GMX ein: 

E-Mail:

Ihre E-Mailadresse, unter der Ihr Hotel Mails sendet und empfängt

SMTP-Server: 

Dies ist der Server, über den Mais versendet werden. Falls diese nicht bekannt sind, wenden Sie sich an Ihren Provider oder verwenden bei bekannten Providern z.B. eben GMX eine         Suchmaschine wie google.de mit dem Suchbegriff "GMX SMTP Server"

SMTP-Port:

Diese Daten erhalten Sie ebenfalls vom Provider oder per Suche im Internet.

User: 

Tragen Sie die Anmeldedaten zum Konto ein.

Password:

Tragen Sie das Passwort zum Konto ein. Es wird mit Sternen maskiert.

Kopie senden:

Wird hier ein Haken gesetzt erhalten Sie bei jeder Mail an Ihren Gast die gleiche Mail in den Posteingang, das Hotel versendet somit also 2 Mails. 

Mails zusätzlich per IMAP in den Ordner "Gesendet" oder "Postausgang" speichern>  Setzen Sie den Haken und folgende Felder werden aktiv:

IMAP-Server:        

Diese Daten erhalten Sie ebenfalls vom Provider oder per Suche im Internet.

IMAP-Port:

Diese Daten erhalten Sie ebenfalls vom Provider oder per Suche im Internet.

IMAP-Ordner: 

Der Name des Ordners, in dem die gesendeten Mails gespeichert werden, hat leider bei vielen Providern eine eigene Bezeichnung. Typischerweise heißt er "Gesendet" oder "GESENDET" oder "SENT" usw. 



Sie erhalten den Namen ggf. aus der Fehlermeldung, welche Sie beim Versenden der ersten Testmail erhalten. Schauen Sie dazu in den unteren Teil der Fehlermeldung. Wie im folgenden Bild zu sehen ist, heißt der IMAP-Ordner in Beispiel-Fall "Sent".