Hilfe

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sind bereits einige Zimmer angelegt. Sie können sofort im Zimmerspiegel mit den ersten Reservierungen beginnen.
Durch einen Maus-Klick in dem Zimmerspiegel und ein Ziehen mit der Maus über die Länge von mindestens zwei Tagen bzw. einer Nacht können Sie eine Zimmer-Reservierung erstellen.

 

Es öffnet sich das Reservierungs- /Check-In-Fenster zur Erfassung aller notwendigen Informationen. Der Reservierungszeitraum wird aus dem per Maus gezogenen Zeitraum übernommen und ist jederzeit änderbar. Nach Erfassung des Bestellers und die Festlegung eines Endpreises kann die Buchung sofort als Reservierung gespeichert werden.

Die Reservierung ist nun als Balken im Zimmerspiegel sichtbar.
Jede Reservierung kann per Maus verschoben werden, sowohl im zeitlichen als auch im örtlichen Rahmen. Eine Reservierung kann nicht in ein belegtes Zimmer verschoben werden.

Jede weitere Verschiebung führt zum Öffnen des Detail-Fensters.

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Die Datenbank wird bei der Installation in einem Standardordner oder in ein individuell festgelegtes Verzeichnis gespeichert.

Die tägliche Datensicherung erfolgt automatisch, ebenfalls in diesem Pfad im Unterverzeichnis \Backup

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Es existieren drei Möglichkeiten, einen Gast als angereist zu kennzeichnen.

(1) Wird die Zimmer-Buchung aufgrund der direkten Anreise des Gastes eingetragen, kann bereits
in ‚Reservierung und Check-In’ mittels   der Gast als angereist markiert
werden.
(2) Markierung der Anreise im Buchungs-Context-Menü   durch Klick mit der rechten
Maustaste auf eine Buchung.

(3) Im Hauptmenü ist über   eine Liste aller am aktuellen Tag an- und abreisenden Gäste
erreichbar.

Hier kann ein Gast ebenfalls als angereist markiert werden.

Unabhängig vom Ausgangspunkt öffnet sich die Check-In-Maske.

In dieser ist ersichtlich

(1) Wer das Zimmer gebucht hat
(2) Anzahl und Namen (so weit bereits erfasst) der anreisenden Gäste.

Jeder Gast kann mittels   einzeln als angereist markiert werden.
In Mehrbett-Zimmern kann mittels   die komplette Anreise markiert werden.

Hier können nun über   detailliert die Namen und Adressen der anreisenden Gäste in der Adress-Maske
erfasst bzw. ausgewählt werden (näheres siehe Punkt 4.2 Adressen).

Es kann über   eine komplette Buchung oder die Buchungen eines einzelnen Gastes storniert werden.

Links können die einzelnen Gäste storniert werden. Rechts wird eine Neukalkulation des Endpreises ermöglicht.

Ein Buchungs-Storno ist ebenfalls über ein Storno aus der Angebotsliste heraus auszuführen.
Die Angebotsliste ist über > Verwaltung > Angebote erreichbar (näheres dazu unter Punkt 5.1. Angebote)

Wichtig: Erst wenn ein Gast angereist ist, können seiner Zimmer-Buchung Leistungen hinzugefügt werden.

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Im Menüpunkt Stammdaten > Stammdaten im Karteireiter „Zimmerspiegel“ können Sie die Farben für die verschiedenen Buchungstati sowie die Zeilenhöhe im Zimmerspiegel festlegen.

(1) + (2) Anpassung der Balkenfarbe
(3) Einstellung der Balkenhöhe

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Diese Übersicht zeigt eine Auflistung von Angeboten und Reservierungen.

Es können für die Gäste Angebote bzw. Reservierungsbestätigungen ausgedruckt und verschickt werden. Optionale Buchungen können verfolgt, nachtelefoniert oder gelöscht werden.

Per Doppelklick auf eine Angebot oder Klick auf   kann eine Buchung erneut geöffnet werden – es wird das Buchungs-Fenster mit allen Funktionen sichtbar.

erstellt einen Ausdruck Ihres Angebotes bzw. eine Reservierungs-Bestätigung im Brief-Format für den Gast.

Sind die Adress-Angaben unvollständig beim Gast hinterlegt worden, werde diese vorm Druck erfragt. 
Ausgefüllt müssen sein: Briefanrede, Name, Vorname, Straße, Plz und Ort. 
Die so erfassten Daten werden bei den Adress-Daten des Kunden gespeichert.

 

Eine Gestaltung dieser Druck-Ausgaben ist möglich und wird unter Punkt 7.6. Formular beschrieben. 

 

Diese Druckausgabe kann direkt aus der Vorschau heraus in den verschiedensten Datei-Formaten ausgegeben
oder auch als E-Mail-Anhang versendet werden.

 

Mittels   können Reservierungen eines Gastes, storniert werden. Es besteht hier die Möglichkeit dem Gast gegebenenfalls eine Rechnung zu stellen.
Die Reservierung wird anschließend aus dem Zimmerspiegel gelöscht.

Bei Reservierungen, die hier gelöscht werden sollen, erscheint das Storno-Fenster (siehe Punkt 3.3. Anreise / Check-In)

 

 

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Oberhalb der Adress-Liste besteht die Möglichkeit, Adress-Daten über vier Kriterien zu filtern.
Neue Adressen werden im Adress-Detail-Fenster erfasst. Ein Doppelklick auf eine Adresse öffnet
ebenfalls die Adress-Details zum Bearbeiten dieser Adresse.

Es können alle Informationen rundum den Gast erfasst werden, angefangen von seiner Adresse,
einer möglicherweise abweichenden Adresse, über Beruf, Familienstand u.ä.. 
Es können Marketing-Infos zum Gast abgelegt werden und die Gäste können für Marketing-Aktionen
in frei wählbare Kategorien eingeordnet werden.

Eine markierte Adresse kann gelöscht werden. falls es noch keinerlei Vorgänge dazu gibt.

 

Mittels   gelangt man über die ausgewählte Adresse zu allen Buchungsvorgängen,
die bisher im Programm unter dieser Adresse erfolgten.  Jeder Vorgang, der eine Rechnung betrifft, kann
per Doppelklick geöffnet werden. Bereits bezahlte Rechnungen sind davon ausgeschlossen.

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Im Hotel-Programm hat ein Gast erst dann endgültig das Haus verlassen, wenn er zur Abreise markiert worden ist.

Es existieren zwei Möglichkeiten, einen Gast als abgereist zu kennzeichnen.

(1) Markierung der Abreise im Buchungs-Context-Menü   durch Klick mit der rechten
Maustaste auf die Buchung im Zimmerspiegel

(2) Im Hauptmenü ist über   eine Liste aller am aktuellen Tag an- und abreisenden Gäste
erreichbar.

einzeln als abgereist markiert werden.

Ein Gast auf den noch offene Leistungen gebucht sind, kann erst als abgereist markiert werden,
wenn diese Leistungen abgerechnet wurden.

Die Abrechnung ist für den einzelnen Gast über   erreichbar. Zur Abrechnung aller Zimmer-Buchungen
kommt man mit   .  Ein Hinzubuchen von weiteren Leistungen ist direkt aus dem Check-Out-Fenster
über   möglich.

Rücknahme einer Anreise

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Alle Zimmerbuchungen und die zusätzlichen Leistungen sollen dem Gast bzw. dem Besteller
(falls der Gast die Rechnung nicht selber zahlt) in Rechnung gestellt werden.
Das geschieht in der Rechnungs-Maske, die von verschiedenen Stellen des Programms erreichbar ist.
Einfachster Weg zur Rechnung ist über  in der Leistungsverwaltung.

verschoben wird. Alle erbrachten Leistungen lassen sich per Klick auf   komplett auf die
Rechnungs-Seite verschieben.

Auf analoge Weise ist zu verfahren, wenn Leistungen, die auf der Abrechnungsseite angezeigt werden,
zurück auf die Seite der offenen Leistungen verschoben werden sollen, also mit Klick auf   bzw.  .

Zur Abrechnung weiterer Zimmer (Gruppenbuchung)  und zum Erstellen von Sammelrechnungen klicken Sie im Rechnungsfenster oben auf „Weitere Buchungen“ und Sie erhalten ein Auflistung der Buchungen des selben Gastes.

Sollten Sie den gewünschten Gast nicht finden, klicken sie auf „Buchungen anderer Gäste“. Nun sehen Sie alle offenen Gastkonten. Markieren Sie den abzurechnenden Gast und schließen Sie das Auswahlfenster. Nun fahren Sie ganz normal mit der Abrechnung fort.

Auf der Rechnungsseite stehen folgende Einstell-Möglichkeiten zur Verfügung:

Hier besteht weiterhin die Möglichkeit über  zusätzliche Leistungen aufzubuchen und abzurechnen.
Weiterhin können Sie die Adresse über  ändern.

siehe Punkt  7.6. Formulare).

Ab Version 2.2 ist die Verwendung mehrerer Formulare möglich.  Diese können im Druckmenu ausgewählt werden.

Ein späterer Druck der erstellten Rechnung ist jederzeit möglich.

Man kann erstellte Rechnungen erneut drucken, wenn man diese Rechnung öffnet. Erreichbar sind
die Rechnungen über folgende drei Wege:

Erreichbar sind die Rechnungen über folgende drei Wege:

(1) > Verwaltung  > Rechnungen
(2) > Rezeption  >  Adressen
(3) > Zimmerspiegel > über das Kontext-Menü der Buchungen – so lange der Gast eingecheckt ist

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