Der Kassenbericht stellt das Zahlungseingangsbuch des Hotels dar.
Standardmäßig werden nur die Bar-Zahlungseingänge angezeigt, per Markierung können aber
auch alle Zahlungs-Eingänge aufgelistet werden.
Der Kassenbericht wird Datumsabhängig angezeigt und kann ausgedruckt werden.
Anhand dieser Summe kann der Mitarbeiter an der Rezeption den Bargeld-Bestand überprüfen.
Ihre Provendis Hotelsoftware kann über 2 Wege Buchungen über das Internet verwalten und verarbeiten.
Zum einen bietet die Software die Anbindung an den ChannelManager DIRS21 der TourOnline AG, zum zweiten haben können Sie unser Buchungsformular HOBS direkt in Ihre Homepage einbauen.
Kosten:
Bei der Anbindung über DIRS21 entstehen Kosten für die DIRS21-Schnittstelle der Hotelsoftware, die ein Grundbetrag bei DIRS21 sowie die Provisionen der jeweiligen Channels.
Die Anbindung von HOBS kostet lediglich die Schnittstelle der Hotelsoftware.
Zur Anbindung an DIRS21 sind folgende Schritte notwendig:
Zur Anbindung der Provendis Hotelsoftware an HOBS sind folgende Schritte notwendig:
Die Konfiguration HOBS beinhaltet die Konfiguration und Gestaltung des Onlineformulars für die Verwendung in der eigenen Firmenhomepage. Die Funktionalität wird über den Internetserver von Krocker Systemhaus GmbH / Provendis Software zur Verfügung gestellt. Dazu ist bereits ein Beispiel vorgegeben, welches mit kopieren des Quellcodes in die eigene Homepage eingebunden werden kann. Dies setzt jedoch einen administrativen Zugang und entsprechende Kenntnisse im HTML und CSS voraus. Wir empfehlen daher sich an dem Verwalter ihrer Internetseiten in Verbindung zu setzen. Alternativ übernehmen wir die Anpassung und Einbindung des Online-Buchungsformulars als kostenpflichtige Zusatzleistung. Voraussetzung ist natürlich der administrative Zugang zur Ihrer Homepage.
Um das Provendis Hotel zu installieren, muss Ihr PC folgenden Mindestanforderungen entsprechen:
Bei den folgenden Erläuterungen setzen wir ein grundlegendes Computerwissen, sowie Erfahrungen im Umgang mit Windows™ Betriebssystemen voraus. Sollten Sie nicht über diese verfügen, gibt es sicher die Möglichkeit, sich bei der Einrichtung von einem fachkundigen helfen zu lassen.
Je nach dem, wie sie die Software zur Verfügung steht, starten Sie nach dem Download die Datei „PV-Hotel-Setup.exe“, oder Starten die Installation von CD.
Es erscheint nun der Dialog zur Bestätigung der Lizenzbedingungen.
Bitte lesen Sie die Lizenzbedingungen, und bestätigen diese, wenn Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren und damit anerkennen. Sollten Sie die Lizenzbedingungen nicht anerkennen wollen, kann der Provendis Planer nicht auf Ihrem PC installiert werden.
Im folgenden Dialog wird Ihnen ein Installationsort für das Provendis Hotel vorgeschlagen.
Über den Schalter „Ändern“ besteht die Möglichkeit, einen anderen Ort als vorgeschlagen auszuwählen und die Software abzulegen. Klicken Sie auf „weiter“, wenn Sie mit der Wahl Ihres Speicherortes einverstanden sind.
Wir empfehlen, der Vorgabe der Installationsroutine zu folgen. Dabei wird das Datenbankverzeichnis auf Laufwerk C: angelegt.
Provendis Hotel bietet die Möglichkeit Adressdaten zu importieren. Die Daten sollten im Textformat als .csv Datei vorliegen. Mit Hilfe des Importassistenten werden die einzelnen Schritte ausgeführt.
Gehen sie dazu im Menü rechts zu Stammdaten > Import Adressen
Wählen Sie die .CSV-Datei auf Ihrem Rechner aus und klicken Sie auf „Weiter“.
Nun ordnen Sie Die Spaltennamen Ihrer Datei denen der Provendis Hotelsoftware zu. Speichern Sie diese Zuordnung für evt. spätere Importe. Haben Sie bereits eine Zurodnung erstellt, können Sie diese über „Zurodnung laden“ öffnen.
Über „Weiter“ kommen Sie zu einer Vorschau der zu importierenden Adressen. Evt. fehlerhafte Dateien können Sie im Karteireiter „nicht einlesbare Dateien“ anschauen. Diese würden nicht übernommen werden. Mit „Import“ werden Ihre Adressen mit Ihrer Zuordnung übernommen. Über „Zurück“ können Sie die Zuordnung nochmals ändern.
Die Hausdamenliste zeigt die aktuellen Aufgaben für den Zimmerservice incl. Druckfunktion.
Ab der Version Provendis Hotel 2 Compfort steht die Gruppenbuchung/Gruppenreservierung zur Verfügung. Diese ermöglicht das gleichzeitige Buchung bzw. Reservierung mehrerer Zimmer für einen gemeinsamen Zeitraum.
Per Klick auf die Funktion „Gruppenbuchung“ öffnet sich folgende Übersicht. Nach Festlegung des Anreise- und Abreisedatums wird über die Funktion „Hinzufügen oder Entfernen“ auf der linken Seite des Fensters, die Aufstellung der für diesen Zeitraum zur Verfügung stehenden Zimmer angezeigt.
Mit der Markierung der Option „belegt“ der gewünschten Zimmer und „übernehmen“ wird die Auswahl in das Hauptfenster übernommen.
Im folgenden Schritt erfolgt für alle Zimmer die Festlegung der Preisstufe und der Leistungen.
(hier z.B. Standardpreis und Frühstück)
Bei Bedarf kann im Anschluss jede Belegung einzeln bearbeitet werden. Per „Bearbeiten“ öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung der Einzelbuchung. Hier können bereits die Betten mit Gästen belegt werden oder Leistungen individuell festgelegt werden.
Achtung: Generelle Festlegung überschreiben die individuellen Festlegungen.
Führen Sie daher immer zuerst die generellen, für alle gültigen Festlegungen aus und anschließend die Individuellen.
Im letzten Schritt wird die Adresse des Bestellers/Auftraggebers erfasst und der Endpreis festgelegt. Über Drucken können sie z.B. eine Angebot oder eine Reservierungsbestätigung drucken oder per E-Mail verschicken (siehe Punkt 3.8 Belege drucken und versenden). Mit „Speichern“ wird der Vorgang abgeschlossen.
Hinweis: Bei der späteren Anreise wird jede Buchung einzeln bearbeitet, so wie die Gäste einchecken.
Einzelne Buchungen können aus dem Verband gelöst werden und individuell weitergeführt werden. Ebenso kann die gesamte Gruppe aufgelöst und jede Buchung als Einzelbuchung weitergeführt werden.
Die Gastübersicht oder auch oft als Gästekarte bezeichnet, bietet die Möglichkeit auf einem Blick alle wichtigen Informationen zu einem Gast abzurufen.
In das Suchfeld (1) geben Sie den gewünschten Namen des Gastes ein. Es folgt eine Ergebnisliste mit der Auswahlmöglichkeit des bestreffenden Gastes.
Im Feld Adresse (2) sind die wichtigen Kontaktdaten zu sehen. Per Mausklick können diese verändert werden.
Im Feld Bemerkung (3) können bereits hinterlegte Infos eingesehen oder auch neue hinzugefügt werden.
Das Feld Kategorien (4) zeigt die bereits festgelegte Zuordnung des Gastes in den Gästekategorien.
Das Feld Umsatz (5) zeigt eine Übersicht der bereits gelegten Rechnungen.
Der zentrale Bereich (6) listet alle Vorgänge, wie Angebote, Rechnungen etc. zum Kunden auf, die bereits im System gespeichert sind.
Ergänzt werden kann diese automatische Auflistung durch manuelle Einträge, z.B. Telefonate, die mit Hilfe der Funktion „Neue Info“ (7) eingetragen werden können. Per Mail-Funktion kann direkt an den Kunden eine eMail incl. einer Anlage z.B. das Hausprospekt als PDF-Datei versand werden.
Diese Liste ermöglicht eine Übersicht für die Rezeption zur Belegung des Hauses.
Die Sortierung kann nach Zimmern und der Anzahl der belegten Betten im Zimmer incl. Gesamtzahl der Gäste erfolgen…
…oder sortiert nach Zimmern mit der namentlichen Auflistung aller eingecheckten Gäste.
… oder eine Liste aller Gäste inkl. ihrer Verpflegung wie Frühstück/Halbpension/Vollpension.
Im Programm können die verschiedensten Dokumente, wie Angebote, Rechnungen, Mahnungen
u.a. erstellt und ausgedruckt werden.
Jedes Hotel möchte diese Formulare mit eigenen Texten und eigener Optik versehen.
Das ist einfach und schnell mit dem mitgelieferten Report-Designer erledigt.
Dazu muss das betreffende Formular aus der Liste das angebotenen Formulare ausgewählt werden.
Diese finden sie unter Stammdaten > Formulare
Per Klick auf „Bearbeiten“ wird der Formular-Entwurf im Report-Designer geöffnet. Dort kann jedes Feld ausgewählt
und bearbeitet werden (Schrift, Farbe, Ausgabe-Format).
Sollten Sie Probleme bei der Anpassung haben, können sie sich mit unseren Hotline unter 03445-713888 in Verbindung setzen. Wir bieten Ihnen den kostenpfl. Service der Anpassung nach Ihren Wünschen.
Nach erfolgreicher Installation wird das Programm mit einem Doppelklick auf das Symbol auf Ihrem Desktop gestartet. Es ist für den Start keine Eingabe einer PIN erforderlich. Bei einer Neuinstalltion wird automatisch ein benutzer mit allen Rechten angelegt. Dieser hat keine PIN, womit das Programm keinen Login-Bildschirm zeigt.