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Das Fenster Kundenkonten stellt zu jeder Adresse alle Rechnungen und Zahlungen gegenüber. In der Spalte Differenz wird die Differenz von Zahlungen und Rechnungen angezeigt.  Mit einem Klick auf einen Gast (Kunde) werden alle Rechnungen und Zahlungen in einem sepataten Fenster Kundenkonto aufgelistet.  Die Übersicht Kundenkonten kann ausgedruckt werden. 

Es werden nur die Adressen aufgelistet, zu den es bereits Rechnungen oder Zahlungen gibt. Aus dieser Liste ist keinerlei Bearbeitung von Rechnungen oder Zahlungen möglich.

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Das Kundenkonto stellt zur gewählten Adresse alle Rechnungen und Zahlungen gegenüber. Es ist keine Bearbeitung von Rechnungen oder Zahlungen möglich.

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Alle buchhalterischen Arbeiten rund um die Rechnungen werden ausgehend von dieser Liste ausgeführt.

Bereits bezahlte Rechnungen sind für eine nachträgliche Bearbeitung gesperrt.
Offene Rechnungen können per Doppelklick oder über „Bearbeiten“ geöffnet und bearbeitet werden.

Im Fenster „Leistungen“ kann mittels  nachträglich der Rechnungsempfänger geändert werden. Weiterhin können vorhandene Positionen gelöscht oder neue Leistungen hinzugefügt werden.

Rechnungs-Einzelpositionen können hinzugefügt   oder entfernt   werden.
Mindestens eine Rechnungsposition muss dabei erhalten bleiben oder die Rechnung muss komplett storniert werden. Bei einem Rechnungs-Storno wird ein Duplikat der Rechnung mit negativen Beträgen erstellt. Die Stornos werden ebenfalls fortlaufend nummeriert, bei 1 beginnend.

In Fenster „Anzahlung/Rechnungsdaten“ können Rechnungsdatum, Zahlart, Endpreis, Rabatt und Zahlungsziel geändert werden.

Aus der Rechnungsliste heraus können über   Zahlungen zu Rechnungen erfasst und Mahnungen gedruckt werden. (Siehe Punkt 5.2.1 Zahlungen/Mahnungen)

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Hat das Hotel ein eigenes Restaurant, ist eine gemeinsame Bebuchung der Gäste von Vorteil. Mit der Provendis Schnittstelle können alle Leistungen des Restaurants, welches mit der Provendis Gastrokasse ausgestattet ist direkt auf den Hotelgast gebucht werden. Die Abrechnung erfolgt dann beim Check Out. Dabei sind alle Speisen und Getränke im Detail mit Bestelldatum aufgeführt.

Basis für die Funktion der Schnittstelle ist ein gemeinsames Datenübergabeverzeichnis von Hotel- und Gastronomiesoftware. Hier werden vom jeweiligen Programm entsprechende Dateien gespeichert bzw. ausgelesen. Der Ort und der Name dieses Verzeichnisses sind frei wählbar.

Legen Sie ein Verzeichnis z.B. Hoteldatenaustausch an.
Anschließend weisen Sie dieses Verzeichnis der Schnittstelle in der Konfiguration von Provendis Hotel zu.

Kassenbuch

Im Hotel fallen Bar-Umsätze an, welche an eine Kasse übergeben werden. Zu diesem Zweck gibt es das Provendis Kassenbuch, welches Barzahlungen aus Gastrokasse und Hotel dokumentiert.

Um die Funktion zuzuschalten, haken Sie das Kästchen an und suchen über den Suchen-Button den Importpfad, den Sie im Kassenbuch festgelegt haben. Wird nun in der Hotelsoftware eine Rechnung Bar bezahlt, übergibt die Hotelsoftware mittels einer Datei die Umsätze an das Kassenbuch. Im Kassenbuch kann in einer beliebigen Kasse importiert werden, in dem im Buchungsfenster auf importieren geklickt wird.

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Dieser Programmzweig dient der Verwaltung der Mitarbeiter und ihrer Zugriffsrechte.

Nach der Programm-Installation wird ein Mitarbeiter namens ‚Verwalter’ angelegt, der standardmäßig mit allen
Rechten versehen wird. Ihm wird keine PIN zugewiesen, so dass man sich ohne PIN anmelden kann.

Durch Klicken auf „Personal hinzu“ öffnet sich die Erfassungsmaske für das Personal.

Hier sind die typischen Personendaten zu erfassen. Keine der Eingaben ist zwingend erforderlich.

Die erfassten Daten werden erst durch „Speichern“ in die Datenbank übernommen.

Alle Menü-Punkte, die rechts im Hotel-Programm sichtbar sind, können für jeden der Mitarbeiter zugänglich gemacht
bzw. gesperrt werden.

Diese Zugriffsrechte werden ebenfalls in der Personalverwaltung eingestellt.  Dazu muss der betreffende Mitarbeiter
markiert werden. Unterhalb der  Personalliste sind die Zugriffsrechte dieses Mitarbeiters sichtbar. Sie können durch
Setzen bzw. Entfernen der Markierung verändert werden und werden sofort in die Datenbank übernommen.
Diese werden nach der nächsten Anmeldung des Benutzers gültig.

Mit  geben sie dem Mitarbeiter alle Rechte.

ACHTUNG! Belassen Sie einem Benutzer immer alle Rechte. Dieser fungiert als Administrator. sonst kann es passieren, dass sie Programmteile nicht mehr benutzen können.

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Hier werden alle erbrachten, aber noch nicht abgerechneten Leistungen im Hotel aufgelistet, wobei eine
zeitliche Eingrenzung der Liste erfolgen kann.

Anhand des Status der Leistung ist erkennbar, wenn Gästen, die abgereist sind, Leistungen nicht berechnet wurden.
Anhand der Summe der offenen Leistungen kann der zu erwartende Zahlungseingang im Hotel abgeschätzt werden.

Offene Leistungen können durch Doppelklick oder über   direkt in der Leistungsverwaltung
geöffnet und bearbeitet werden.

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Die Erstellung und der Ausdruck einer Meldeliste ist gesetzlich in den Meldegesetzen der Bundesländer festgelegt.  Um datenschutzrechtlichen Erfordernissen zu entsprechen, kann diese Liste z.B. zur Weitergabe an den Tourismusverband auch ohne namentliche Benennung der Gäste erstellt werden.

Über den Karteireiter Meldescheine können Sie bereits ausgefüllte Meldescheine für Ihre Kunden zur Unterschrift ausdrucken. Wählen Sie hierfür den/die jeweiligen Kunden aus. Alternativ können Sie diese auch über den Zimmerspiegel ausdrucken. (Siehe Punkt 3.8 Belege drucken und versenden)

Die Optik des Rechnungs-Druckes richtet sich nach der Formular-Vorlage, die bearbeitet werden
kann (siehe auch Punkt 7.6 Formulare)

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Alles was Gäste zusätzlich zu den eigentlichen Zimmerkosten in Rechnung gestellt werden soll, muss per
Leistungsverwaltung (siehe Punkt 7.2 Leistungen) hinzugebucht werden.

Alle Leistungen, die Sie in der Leistungsverwaltung sehen, müssen vorher angelegt worden sein.

Entsprechend der Bezifferung ist der Ablauf für das Hinzubuchen von Leistungen
(1) Leistung auswählen
(2) Preis-Variante auswählen
(3) Stückzahl bzw. Menge bestimmen
(4) Gesamtpreis kontrollieren und eventuell mit dem Wunsch-Preis überschreiben
(5) Übernehmen

Die gebuchten Leistungen sind komplett in der Leistungs-Liste der Buchung sichtbar.
Sie können aus der Leistungsliste heraus Leistungen über  erneut editieren oder über   Leistungen
stornieren.

Der Status der betreffenden Leistung wird entsprechend benannt.

Leistungen können dem Zimmer komplett zugebucht werden, können aber auch auf ausgewählte Gäste im
Zimmer gebucht werden, z.B. wenn bereits bei der Anreise klar ist, dass getrennt gezahlt wird.

Zur Leistungsbuchung auf einen bestimmten Gast wählt man diesen vorm Buchen der Leistung aus.
Auf diese Weise gebuchte Leistungen sind nicht auf der Zimmer-Anzeige sichtbar, sondern nur, wenn der Gast direkt ausgewählt wird.

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